Księgi wieczyste
 
 
 

Księgi wieczyste jako podstawowe źródło informacji o stanie prawnym nieruchomości.

1. Tło historyczne i prawne
Czynnikiem w istotnym stopniu stymulującym rozwój gospodarczy państw jest obrót nieruchomościami wpływający na rozwój stosunków kredytowych. Z kolei instytucją szczególnie sprzyjającą zarówno rozwojowi obrotu nieruchomościami, jak i zabezpieczeniu kredytu są księgi wieczyste, których przesłanką istnie¬nia i ewolucji jest prywatna własność ziemi. Kształtowanie i doskonalenie pewnych pojęć prawnych połączone z rozwojem kulturalnym społeczeństw przez wieki usprawniały organizację i funkcjonowanie ksiąg wieczystych, których początki sięgają starożytności. Na polskich ziemiach początek ksiąg wieczystych sięga średniowiecza.

Uchwalona w 1982 r. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. z 2001 r., Nr 124, poz. 1361 ze zm.) jest podstawowym aktem prawnym, który zawiera naczelne zasady polskiego systemu ksiąg wieczystych. Według obecnego stanu prawnego prowadzenie ksiąg wieczystych należy do właściwości rzeczowej sądów rejonowych, w których w wydziałach ksiąg wieczystych orzekają zarówno sędziowie, jak i referendarze sądowi wykonujący w sądach zadania z zakresu ochrony prawnej. O tym zaś, który sąd rejonowy jest właściwy do prowadzenia danej księgi decyduje miejsce położenia nieruchomości.

2. Cele i zasady systemu ksiąg wieczystych
Księgi wieczyste prowadzi się w celu ustalenia stanu prawnego nieruchomości oraz własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego i prawa do domu jednorodzinnego. Są one publicznymi, kwalifikowanymi urzędowymi rejestrami prowadzonymi w celu ujawnienia stanu prawnego nieruchomości i ograniczonych praw rzeczowych, a z dokonywanymi w nich wpisami łączą się określone skutki materialnoprawne, co powoduje, że ich istota nie sprowadza się tylko do zwykłej roli ewidencyjnej. Oprócz ksiąg wieczystych, prowadzone są akta ksiąg wieczystych, do których składane są dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej. Jeżeli dokumenty te stanowią podstawę wpisu, zakazane jest ich wydawanie. Zarówno akta, jak i księgi przechowuje się w budynku sądu. Księgi wieczyste nie mogą być wydawane poza budynek sądu. Natomiast zakaz ten nie dotyczy akt ksiąg wieczystych. Wydanie zarządzenia zniszczenia akt czy księgi wieczystej jest niedopuszczalne. Jeżeli nieruchomość przeniesiona została do innej księgi wieczystej, wówczas dotychcza¬sową księgę wieczystą się zamyka i wraz z aktami przechowuje się w oddzielnej części pomieszczenia archiwum. 

Zasady obowiązujące w polskim systemie ksiąg wieczystych pozwalają uznać ten system za realizujący w praktyce wszystkie reguły gwarantujące bezpieczeń¬stwo obrotu nieruchomościami. Wśród tych zasad do fundamentalnych należą:
• zasada jawności formalnej – oznacza ona z jednej strony powszechną dostępność do treści ksiąg wieczystych wszystkim zainteresowanym, a z drugiej strony powoduje ona prawną bezskuteczność zarzutu nieznajomości istniejących w księdze wpisów lub wniosków, o których uczyniono w księdze wzmiankę,
• zasada jawności materialnej - oznacza, że księga wieczysta ujawnia rzeczywisty stan prawny nieruchomości. Zatem prawo wpisane do księgi rzeczywiście istnieje natomiast prawo wykreślone nie istnieje,
• zasada wiarygodności ksiąg wieczystych – oznacza, że księga wieczysta jest wiarygodnym i wyłącznym dowodem stanu prawnego nierucho¬mości w niej ujawnionej. Nie ma potrzeby poszukiwania stanu prawnego poza księgami wieczystymi,
• zasada rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych – chroni prawa osoby, która nabywa własność nieruchomości od osoby nieuprawnionej (niezgodnie z rzeczywistym stanem prawnym wpisana jest do księgi wieczystej jako właściciel tej nieruchomości). Korzystanie z przedmiotowej rękojmi podlega jednak pewnym ograniczeniom. W szczególności rękojmia wiary publicznej ksiąg wieczystych nie chroni rozporządzeń nieodpłatnych (np. darowizna) albo dokonanych na rzecz nabywcy działającego w złej wierze. W złej wierze jest ten, kto wie, że treść księgi wieczystej jest niezgodna z rzeczywistym stanem prawnym, albo ten, kto z łatwością mógł się o tym dowiedzieć. Poza tym rękojmią wiary publicznej nie jest objęta wielkość powierzchni nabytej nieruchomości wpisana do księgi wieczystej.

Działanie tej zasady jest wyłączone, gdy w księdze wieczystej jest ujawniona wzmianka o wniosku, o skardze na orzeczenie referendarza sądowego, o apelacji, o kasacji, a także wpis ostrzeżenia o niezgodności stanu prawnego ujawnionego w księdze wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym:
• zasada legalizmu materialnego albo oficjalności - oznacza, że wpis może być dokonany tylko na podstawie takiego dokumentu, który rejestru¬je czynność materialnoprawną powodującą powstanie, zmianę lub ustanie prawa podlegającego wpisowi do księgi wieczystej,
• zasada inicjatywy stron - głosi, że wpisy są dokonywane wyłącznie na pisemny wniosek. Działanie tej zasady powoduje również to, że pełnomocnictwo do złożenia i cofnięcia wniosku powinno być udzielone na piśmie. Jedynie wyjątkowo, gdy przepis szczególny to przewiduje, sąd może dokonać wpisu z urzędu,
• zasada szczegółowości - oznacza, że księga wieczysta jest prowadzona dla nieruchomości niezależnie od następujących zmian właściciela i obejmuje tylko jedną nieruchomość. Jej funkcjonowanie powoduje, że księgi wieczyste mają charakter rejestru przedmiotowego,
• zasada powszechności - oznacza, że księgi wieczyste prowadzone są dla wszystkich nieruchomości. Pomimo początkowych zapowiedzi zasada ta nie została w pełni urzeczywistniona w praktyce, jakkolwiek obowiązują przepisy, których celem jest jej zrealizowanie,
• zasada mocy wstecznej wpisu - oznacza, że powstanie skutków wpisu jest wcześniejsze aniżeli chwila jego dokonania. Jednakże zasada mocy wstecznej wpisu działa dopiero wtedy, gdy wpis zostanie dokonany w księdze wieczystej,
• zasada skuteczności wpisu - polega na tym, że nabycie, zmiana czy wygaśnięcie prawa również przy konstytutywnym wpisie następuje zawsze już z chwilą jego dokonania. Powoduje to, że wpis nieprawomocny wywołuje wszelkie skutki, jakie ustawa wiąże ze stanem prawnym ujawnio¬nym w księdze wieczystej, a w szczególności korzysta w pełni z rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych. Zaprzeczeniem zasady wiarygodno¬ści ksiąg wieczystych oraz zasad jawności byłoby, gdyby nabywca ujawnionego w księdze wieczystej prawa musiał badać, czy ujawnienie prawa nastąpiło na podstawie prawomocnego wpisu. Zasada ta jakkolwiek nie zdefiniowana wprost, wynika z istoty systemu ksiąg wieczystych albo¬wiem rękojmia wiary publicznej ksiąg wieczystych jest wyłączona tylko w przypadkach wskazanych w ustawie.

3. Treść ksiąg wieczystych
Struktura księgi wieczystej pozwala na usystematyzowane dokonywanie w niej wpisów. Zawiera ona cztery działy, z których :
• dział pierwszy obejmuje oznaczenie nieruchomości (dział I-O) oraz wpi¬sy praw związanych z jej własnością (dział I-Sp),
• dział drugi obejmuje wpisy dotyczące własności i użytkowania wieczystego,
• dział trzeci jest przeznaczony na wpisy dotyczące ograniczonych praw rze¬czowych z wyjątkiem hipotek, na wpisy ograniczeń w rozporządzaniu nieruchomością lub użytkowaniem wieczystym oraz na wpisy innych praw i roszczeń z wyjątkiem roszczeń dotyczących hipoteki,
• dział czwarty jest przeznaczony na wpisy dotyczące hipotek. 

Podobną strukturę ma księga wieczysta prowadzona dla własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego i prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej. Szczegółową strukturę wszystkich działów i poszczególnych łamów określa Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z dnia 17 września 2001 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów.

Księgi wieczyste są prowadzone dla nieruchomości gruntowych, budynkowych, lokalowych oraz dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego, użytkowego i prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej. Część nieruchomości gruntowej może być odłączona z księgi wieczystej, jeżeli zostaną przedstawione dokumenty stanowiące podstawę do oznaczenia nieruchomości co do części odłączonej i pozostałej. O takim odłączeniu do innej księgi lub do nowo założonej księgi zawiadamia się organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków. Podstawą oznaczenia nieruchomości w księdze wieczystej są dane z ewidencji gruntów i budynków, tj. wyrys z mapy ewidencyjnej i wypis z rejestru gruntów lub inny dokument sporządzony na podstawie przepisów o ewidencji gruntów i budynków obejmujący dane o jej położeniu, sposobie korzystania, powierzchni, o znajdujących się na tych gruntach budynkach i urządzeniach, w tym wypis z rejestru budynków lub wypis z kartoteki budynków. Między sądem rejonowym prowadzącym księgę wieczystą a organem ewidencji gruntów i budynków istnieje ścisła współpraca. Sądy są obowiązane do zawiadamiania ewidencji o zmianach, jakie następują w zakresie danych z działu I i II księgi wieczystej, a organy ewidencji są z kolei zobowiązane do przekazywania aktualnych danych dotyczących oznaczenia nieruchomości. W przypadku nieruchomości lokalowej ponadto musi być określony jeszcze jej rodzaj, pomieszczenia przynależne oraz wielkość udziału określonego w części ułamkowej, przypadającego właścicielowi lokalu w nieruchomości wspólnej, co następuje na podstawie aktu notarialnego lub orzeczenia sądu, a także alternatywnie wypisu z rejestru gruntów lub wypisu z rejestru lokali lub wypisu z kartoteki lokali, w zależności od tego, który z tych rejestrów jest prowadzony w konkretnej gminie. Dla gruntu oddanego w użytkowanie wieczyste i budynku znajdującego się na tym gruncie, a stanowiącego odrębny od gruntu przedmiot własności prowadzi się wspólną księgę wieczystą. Wpisowi w dziale I-Sp podlega również termin, do którego zostało ustanowione prawo użytkowania wieczystego, a także sposób korzystania z nieruchomości wynikający z umowy o oddanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste. 

Natomiast podstawą oznaczenia własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego jest zaświadczenie o położeniu i powierzchni lokalu wydane przez właściwą spółdzielnię mieszkaniową, ze wskazaniem nieruchomości, z którą prawo jest związane, a także dodatkowo w przypadku prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej - wypis z ewidencji gruntów. Jeśli prawo to uległo przekształceniu w prawo odrębnej własności lokalu lub we własność domu jednorodzinnego, wówczas prowadzona księga wieczysta staje się księgą wieczystą dla nieruchomości, a hipoteka obciążająca to ograniczone prawo staje się hipoteką na nieruchomości. Do ujawnienia tych zmian jest obowiązany właściciel nieruchomości. Osoba uprawniona nie ma jednak obowiązku zakładania księgi wieczystej, co zostało pozostawione jej woli. Istnieje natomiast obowiązek sporządzania umów dotyczących zbycia tego ograniczonego prawa rzeczowego w formie aktu notarialnego, a notariusz ma obowiązek niezwłocznego przesłania spółdzielni mieszkaniowej wypisu takiego aktu notarialnego. Obowiązek ten ciąży na notariuszu niezależnie od wykonania obowiązku przesłania wypisu aktu notarialnego w trybie art. 92 §4 Ustawy Prawo o notariacie. Ponadto sąd mą obowiązek zawiadamiać o założeniu księgi wieczystej dla tego prawa oraz o ustanowieniu hipoteki na tym prawie spółdzielnię, w której zasobach znajduje się dany lokal, zaś spółdzielnia prowadzi rejestr takich lokali i hipotek na nich ustanowionych. 

Z problematyką treści księgi wieczystej wiąże się zagadnienie podstawy dokonywania wpisów w księdze wieczystej. Treść wpisu wynika bowiem z rodzaju i zawartości dokumentu, który stanowi podstawę jego dokonania. 

Podstawę wpisu mogą stanowić:
• akty notarialne, 
• dokumenty z podpisem notarialnie poświadczonym, o ile przepis szczególny nie stanowi inaczej, 
• orzeczenia sądowe,
• decyzje administracyjne,
• inne dokumenty.

Przepisy stanowiące o konieczności sporządzenia czynności w formie aktu notarialnego odnoszą się do:
• nabycia własności nieruchomości,
• nabycia prawa użytkowania wieczystego i odrębnej własności budynków, 
• nabycia spółdzielczych własnościowych praw do lokali, 
• oświadczenia o ustanowieniu ograniczonego prawa rzeczowego. 

Decyzje administracyjne są podstawą wpisów, jeżeli wynikają z nich bezpośrednie zmiany w stanie prawnym nieruchomości i ograniczonych praw rzeczowych, dla których są prowadzone księgi wieczyste. Są również decyzje deklaratoryjne, stwierdzające jedynie zmiany w stanie prawnym nieruchomości, które następują z mocy samego prawa. Te ostatnie muszą być przewidziane w przepisach prawa. 

Podstawą wpisu mogą być również orzeczenia sądowe prawomocne lub natychmiast wykonalne zarówno o charakterze konstytutywnym (np. postanowienie o ustanowieniu drogi koniecznej, o przysądzeniu własności), jak i deklaratoryjnym (np. o stwierdzeniu zasiedzenia, wyrok w sprawie o uzgodnienie księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym). 

Inne dokumenty, będące podstawą wpisu, to:
• zaświadczenia wystawiane przez władze i urzędy w zakresie ich właściwości,
• dokumenty wystawiane przez banki,
• ugody sądowe i zrównane z nimi pod względem skutków prawnych ugody w postępowaniu administracyjnym,
• akty stanu cywilnego,
• dokumenty geodezyjne,
• dokumenty prywatne.

Wszystkie te dokumenty publiczne muszą spełniać określone wymagania, a mianowicie mieć przepisaną formę, pochodzić od powołanego do ich wydania organu i w zakresie jego właściwości, być zaopatrzone w wymagane podpisy, urzędowe pieczęcie, ewentualne klauzule o wykonalności lub wzmianki o prawomocności.

4. Elektroniczne księgi wieczyste
Obecnie w księgi wieczyste są prowadzone w trzech formułach. Pierwsza i najstarsza polega na dokonywaniu wpisów pismem ręcznym na papierowych formularzach obejmujących poszczególne działy i łamy księgi wieczystej. Kolejna formuła księgi wieczystej wprowadzona do sądów z początkiem lat dziewięćdziesiątych polega na prowadzeniu księgi wieczystej w postaci wydruków komputerowych zawierających treść odpowiadającą poszczególnym działom i łamom. Te dwie formuły prowadzenia księgi wieczystej nazywamy tradycyjnymi, bowiem są one księgami papierowymi, a wpisy w nich dokonywane są zawsze zaopatrzone w ręczne podpisy sędziów lub referendarzy sądowych. Dostęp do tak prowadzonych ksiąg wieczystych jest możliwy jedynie w wydziale ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Przepisy przewidują możliwość przejścia z prowadzenia ksiąg wieczystych systemem ręcznym do prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie komputerowych wydruków i odwrotnie, a wymaga to jedynie zgody prezesa sądu okręgowego. 

Od dnia 1 października 2003 r. minister sprawiedliwości sukcesywnie wyznacza kolejne sądy rejonowe do prowadzenia księgi wieczystej w trzeciej formule, którą jest prowadzenie księgi wieczystej w systemie informatycznym. Taka księga wieczysta jest zapisywana w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych, stanowiącej ogólnokrajowy zbiór ksiąg wieczystych prowadzonych w tym systemie. Czynności związane z prowadzeniem księgi wieczystej w systemie informatycznym dokonywane są przez sądy w centralnej bazie danych. Dane z centralnej bazy są udostępniane w postaci bezpośredniego wglądu do księgi wieczystej, a gdy istnieją przeszkody uniemożliwiające taki wgląd do zaznajomienia się z jej wydrukiem oraz poprzez wydanie odpisu księgi wieczystej, co odbywa się za pośrednictwem Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych oraz jej ekspozytur działających przy wydziałach ksiąg wieczystych prowadzących księgi wieczyste w systemie informatycznym. Księga ta nie posiada postaci papierowej i jest prowadzona w postaci zapisu elektronicznego, a dokonywane w niej wpisy są opatrzone elektronicznym podpisem sędziego lub referendarza sadowego. Momentem zaistnienia orzeczenia jest chwila zapisania wpisu w centralnej bazie danych. Jednocześnie uruchomio¬ne zostały ośrodki migracyjne ksiąg wieczystych, których zadaniem jest przenoszenie treści dotychczasowych, tradycyjnych ksiąg wieczystych do postaci elektronicznej. Migracja jest jednak procesem długotrwałym. Docelowo program ten obejmie wszystkie sądy rejonowe prowadzące księgi wieczyste, a zakończenie całego procesu przewidywane jest za około 8 lat. 

Nowy system prowadzenia ksiąg znacznie ułatwił dostęp do informacji w nich zawartych. Każdą księgę elektroniczną można przeglądać w specjalnym pomieszczeniu, w budynku Sądu Rejonowego. Dotychczas możliwe było przeglądanie ksiąg wieczystych wyłącznie w Sądach je prowadzących. Nowy system ułatwił pracę m.in. notariuszy, rzeczoznawców, pośredników i zwiększył bezpieczeństwo obrót nieruchomościami w Polsce. Dodatkowo zmniejszył się znacznie czas oczekiwania na odpis z księgi wieczystej. Choć system nie jest jeszcze idealny (dość często występują kilkunastominutowe awarie) jest on ogromnym krokiem na przód w zakresie szybkości dostępu do danych, a co za tym idzie urzeczywistnił zasadę formalnej jawności ksiąg wieczystych.

5. Odpisy ksiąg wieczystych
Odpis księgi wieczystej jest rodzajem zaświadczenia, jakie wydaje, sąd jest opatrzony okrągłą pieczęcią i podpisem upoważnionego do jego sporządzenia i poświadczenia pracownika. Nie ma przepisów regulujących termin ważności ta¬kiego zaświadczenia, co wynika z faktu, iż odpis taki dokumentuje jedynie stan prawny, jaki był ujawniony w księdze wieczystej w chwili sporządzania odpisu.

Bibliografia:
M. Bryx: Wprowadzenie do zarządzania nieruchomością, Poltext, Warszawa 2005
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny
Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r.
Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece